TICgal lleva la firma electrónica a GLPI de la mano de Signaturit

Presentación del acuerdo Signaturit – TICgal

TICgal es partner de Teclib‘ para GLPI desde hace más de 5 años, siendo el primero en Español en el mundo. Durante estos años, hemos pasado de implementar una de las mejores soluciones ITSM  de código abierto del mercado, ha contribuir en su crecimento y popularización con la implementación de nuevas instalaciones, el desarrollo de plugins para cubrir necesidades adicionales de los departamentos IT e incluso una aplicación móvil.

El siguiente paso lógico en nuestra evolución eran las integraciones y un interesante proyecto que se nos presentó en plena pandemia ha derivado en la alianza entre Signaturit y TICgal, que hoy anunciamos públicamente.

Nadie mejor que ellos mismos para explicar a que se dedican. Nuestro enfoque será el de un caso práctico.

Asset Handover: La solución a la gestión de activos de usuarios

Que es GLPI

GLPI es un software avanzado de gestión de servicios de TI que te ayuda a planificar y gestionar las necesidades del departamento TI de forma sencilla; inventaria sus activos y la información administrativa y financiera asociada, realiza un seguimento de la productividad y e la productividad y de los
GLPI es la mejor opción de software ITSM que combina tecnologías de código abierto de código abierto con las últimas tendencias del mercado.

Algunas de sus funcionalidades:

• Gestión de peticiones
  • Incidencias
  • Solicitudes
• Gestión del cambio
• Gestión de problemas
• Inventario
• Gestión de acceso
• Gestión financiera
• Gestión de la capacidad
• Gestión del catálogo de servicios
• Gestión del conocimiento

Como gestionar fácilmente el ciclo de vida de los activos de usuarios

Aunque GLPI es una herramienta fantástica para tu departamento TI, los plugins permiten hacerla aún mejor y cubrir aspectos que tal vez no sean aplicables a todas las organizaciones.

Por ejemplo, llega un nuevo trabajador a tu organización y hay que entregarle activos tecnológicos para el desempeño de su trabajo: Un portátil, un smartphone (con su SIM y línea asociada), una mochila para el transporte…¿Como gestionas esto actualmente? Una hoja de cálculo para registrarlo, un documento de texto para imprimir, que sea firmado por el usuario y que posteriormente habrá que digitalizar y archivar el original porque esa copia electrónica tiene utilidad como referencia, aunque carezca de validez legal.

¿Te suena? Seguro que sí. A ti y a la mayoría de compañías.

Entonces, si todos tus usuarios se encuentran registrados en GLPI y también se encuentran inventariados todos los activos, lo único que necesitamos es una herramienta que los combine y realice las acciones correspondientes de la forma más automatizada posible:

• Gestionando el estado del activo
• La asignación del activo a ese usuario
• Generando un documento para entrega y devolución.
• Agruapando todos los activos propiedad de cada usuario en la actualidad
• Creando dos nuevos históricos:
  • Activos del usuario.
  • Usuarios que han tenido un activo.
• Y dejando constancia de que técnico y cuando se ha producido cada uno de los pasos.

Pues esto, efectivamente, es lo que realiza Asset Handover el plugin de gestión de activos para GLPI desarrollado por TICgal.

Aparentemente lo tenemos todo pensado. Bien, no todo. El documento generado aún habría que imprimirlo, firmarlo, digitalizarlo y archivarlo. Y seamos realistas, esta es la parte más delicada.

Obteniendo la validez legal con Signaturit

Aquí es donde entra Signaturit. Delegamos la responsabilidad relativa a la firma electrónica sobre los especialistas en la materia, y conseguimos cerrar el ciclo de un modo eficiente y con validez legal.

Que es Signaturit

Signaturit es una compañía legaltech, fundada hace 8 años en Barcelona, con 3000 clientes en más de 40 países, y que está acreditada como prestador cualificado de servicios de confianza (QTSP) ofreciendo soluciones de firma electrónica, entrega electrónica certificada e identificación electrónica.

De entre los servicios que ofrecen, nuestra integración, actualmente, soporta 2 tipos de firma:

• Firma electrónica simple
  • Con ésta es posible demostrar que el cliente está conforme con los datos contenidos en un documento. Habitualmente se asociaría con un check marcado. Algunas de sus características:
    • Es sencilla y rápida
    • No permite identificar al usuario.
• Firma electrónica avanzada
  • Está formada por un conjunto de datos cifrados (Biométricos, de localización, etc) que se anexan al documento electrónico de manera que se pueda identificar a la persona que la genera. Con las siguientes ventajas:
    • Fácil de utilizar e implementar
    • Permite reconocer la identidad del firmante (Identificación)
    • Está ligada con los datos, por lo tanto detecta cualquier posible modificación posterior (Integridad)
    • Por ello, es admisible como prueba en caso de litigación.

Que ventajas obtenemos con la integración de GLPI y Signaturit

Si recordamos el caso propuesto, todo el flujo era correcto, pero seguíamos teniendo que:

1. Gestionar la documentación asociada antes y después de la firma
2. Cambiar el estado del activo

Con la integración de Signaturit en el proceso conseguimos:

1. Obtener los documentos firmados o rechazados y sustituirlos por los generados inicialmente
2. El cambio de estado de los activos automático en función de la firma o no del documento generado.
3. La vinculación del documento al proceso y a los activos y actores involucrados.

Veamos finalmente el flujo:

Además hemos generado un práctico widget para el dashboard nativo de GLPI, mostrando de manera mensual el estado de los documentos enviados a Signaturit. Si nunca has trabajado con GLPI o al menos no con su última versión, recordar que estas gráficas son dinámicas, y que pulsar sobre cualquier valor realizará el filtrado de elementos. Sí, como harías como una tabla dinámica, salvo que aquí estarías accediendo a las documentos junto a sus metadatos, y no sólo a una lista de números.  Por ejemplo, no sólo sabemos que en el mes de septiembre se han firmado 6 documentos. Pulsando sobre la barra azul de septiembre veremos exactamente los 6 documentos completados.

La hoja de ruta

Actualmente, estamos trabajando en dos vías para continuar mejorando y exprimendo las posibilidades que nos ofrece esta integración:

1. En Asset Handover: Cubrir más casos y situaciones en la entrega de activos. Aquí tienes mucho que decir indicándonos tus necesidades.
2. Con Signaturit: Automatizar la generación de otros documentos relevantes con su consiguiente envío para firma. Por ejemplo, contratos, compromisos de confidencialidad…

Para finalizar, hay un punto que no quiero que se quede atrás. En GLPI podemos crear e inventariar cualquier tipo de activo. Ahora extrapola lo que has visto y no limites únicamente a dispostivos electrónicos. Piensa en EPIs, en Vehículos… las necesidades de tu empresa y tu imaginación son el límite y TICgal se alineará contigo para cubrir tus necesidades.