TICgal leva a sinatura electrónica ao GLPI da man de Signaturit

Presentación do acordo Signaturit – TICgal

TICgal é partner de Teclib’ para GLPI desde fai máis de 5 anos, sendo o primeiro en Español no mundo. Durante estes anos, pasamos de implementar unha das mellores solucións ITSM de código aberto do mercado, ha contribuír no seu crecimento e popularización coa implementación de novas instalacións, o desenvolvemento de plugins para cubrir necesidades adicionais dos departamentos IT e mesmo unha aplicación móbil. O seguinte paso lóxico na nosa evolución eran as integracións e un interesante proxecto que se nos presentou en plena pandemia derivou na alianza entre Signaturit e TICgal, que hoxe anunciamos publicamente. Ninguén mellor ca eles mesmos para explicar a que se dedican. O noso enfoque será o dun caso práctico.

Asset Handover: A solución á xestión de activos de usuarios

Que é GLPI

GLPI es un software avanzado de gestión de servicios de TI que te ayuda a planificar y gestionar las necesidades del departamento TI de forma sencilla; inventaria sus activos y la información administrativa y financiera asociada, realiza un seguimento de la productividad y e la productividad y de los GLPI es la mejor opción de software ITSM que combina tecnologías de código abierto de código abierto con las últimas tendencias del mercado. Algunas de sus funcionalidades:

• Xestión de peticións
  • Incidencias
  • Solicitudes
• Xestión do cambio
• Xestión de problemas
• Inventario
• Xestión de acceso
• Xestión financiera
• Xestión da capacidade
• Xestión do catálogo de servizos
• Xestión do coñecemento

Como xestionar de xeito doado o ciclo de vida dos activos de usuarios

Aínda que GLPI é unha ferramenta fantástica para o teu departamento TI, os plugins permiten facela aínda mellor e cubrir aspectos que talvez non sexan aplicables a todas as organizacións. Por exemplo, chega un novo traballador á túa organización e hai que entregarlle activos tecnolóxicos para o desempeño do seu traballo: Un portátil, un smartphone (co seu SIM e liña asociada), unha mochila para o transporte…Como xestionas isto actualmente? Unha folla de cálculo para rexistralo, un documento de texto para imprimir, que sexa asinado polo usuario e que posteriormente haberá que dixitalizar e arquivar o orixinal porque esa copia electrónica ten utilidade como referencia, aínda que careza de validez legal.

Sóache? Seguro que si. A ti e á maioría de compañías.

Entón, se todos os teus usuarios atópanse rexistrados en GLPI e tamén se atopan inventariados todos os activos, o único que precisamos é unha ferramenta que os combine e realice as accións correspondentes da forma máis automatizada posible:

• Xestionando o estado do activo
• A asignación do activo a ese usuario
• Xerando un documento para entrega e devolución
• Agruapando todos os activos propiedade de cada usuario na actualidade
• Creando dous novos históricos:
  • Activos do usuario.
  • Usuarios que tiveron un activo.
• E deixando constancia de que técnico e cando se produciu cada un dos pasos.

Pois isto, efectivamente, é o que realiza Asset Handover o plugin de xestión de activos para GLPI desenvolvido por TICgal. Aparentemente témolo todo pensado. Ben, non todo. O documento xerado aínda habería que imprimilo, asinalo, dixitalizalo e arquivalo. E sexamos realistas, esta é a parte máis delicada.

Obtendo a validez legal con Signaturit

Aquí é onde entra Signaturit. Delegamos a responsabilidade relativa á sinatura electrónica sobre os especialistas na materia, e conseguimos pechar o ciclo dun modo eficiente e con validez legal.

Que é Signaturit

• Sinatura electrónica simple
  • Con esta é posible demostrar que o cliente está conforme cos datos contidos nun documento. Habitualmente asociaríase cun check marcado. Algunhas das súas características:
    • Sinxela e rápida
    • Non permite identificar ao usuario.
• Sinatura electrónica avanzada
  • Estoutra está conformada por un conxunto de datos cifrados ( Biométricos, de localización, etc) que se anexan ao documento electrónico de maneira que se poida identificar á persoa que a xera. Coas seguintes vantaxes:
    • Doada de utilizar e implementar
    • Permite recoñecer a identidade do asinante (Identificación)
    • Está ligada cos datos, polo tanto detecta cualquera posible alteración posterior (Integridade)
    • Por isto, é admisible como proba no caso de litigación. (Validez legal)

Que vantaxes obtemos coa integración de GLPI e Signaturit

Se lembramos o caso proposto, todo o fluxo era correcto, pero seguiamos tendo que:

1. Xestionar a documentación asociada antes e despois da sinatura
2. Mudar o estado do activo

Coa integración de Signaturit no proceso acadamos:

1. Obter os documentos asinados ou rexeitados e substituílos polos xerados inicialmente
2. O cambio de estado dos activos automático en función da firma ou non do documento xerado.
3. A vinculación do documento ao proceso e aos activos e actores involucrados.

Vexamos finalmente como queda o fluxo: Ademais xeramos un práctico widget para o dashboard nativo de GLPI, mostrando de maneira mensual o estado dos documentos enviados a Signaturit. Se nunca traballaches con GLPI ou polo menos non coa súa última versión, lembrar que estas gráficas son dinámicas, e que pulsar sobre calquera valor realizará o filtrado de elementos. Si, como farías como unha táboa dinámica, salvo que aquí estarías a acceder ás documentos xunto aos seus metadatos, e non só a unha lista de números. Por exemplo, ademáis de sabermos que no mes de setembro se asinaron 6 documentos, premendo sobre a barra azul de setembro veremos exactamente os 6 documentos completados.

A folla de ruta

Actualmente, estamos a traballar en dúas vías para continuar mellorando e exprimendo as posibilidades que nos ofrece esta integración:

1. En Asset Handover: Cubrir máis casos e situacións na entrega de activos. Aquí tes moito que dicir indicándonos as túas necesidades.
2. Con Signaturit: Automatizar a xeración doutros documentos relevantes co seu consecuente envío para firma. Por exemplo, contratos, compromisos de confidencialidade…

Para finalizar, hai un punto que non quero que quede atrás. En GLPI podemos crear e inventariar calquera tipo de activo. Agora extrapola o que viches e non limites unicamente a dispostivos electrónicos. Pensa en EPI, en Vehículos… as necesidades da túa empresa e a túa imaxinación son o límite e TICgal aliñarase contigo para cubrir as túas necesidades.