Gapp White Label – Manual de usuario

Iniciar sesión

O inicio de sesión da túa aplicación é personalizado segundo as preferencias do propietario da aplicación. Poden estar dispoñibles varios métodos de autenticación, dependendo das súas necesidades.

1. Usuario. Este campo solicita aos usuarios que introduzan o nome de usuario ou o enderezo de correo electrónico único da súa conta.
2. Contrasinal. O campo do contrasinal é onde os usuarios introducen o seu contrasinal confidencial.
3. Botón de envío. Os usuarios deben premer este botón despois de introducir o seu nome de usuario e contrasinal.
4. Axustes. Esta opción permite aos usuarios modificar os seus axustes de conta e aplicación.
5. Iniciar sesión con Google.
6. Iniciar sesión con Microsoft 365.

Nota: O inicio de sesión con AppleID é compatible baixo demanda e só en dispositivos Apple.

Axustes (Sen sesión iniciada)

Na sección de Axustes da nosa aplicación, amósanse un conxunto de opcións fundamentais para personalizar a experiencia do usuario.

1. Idioma. Aquí podes cambiar o idioma no que se mostra a aplicación.
2. ID de Instalación. O ID de Instalación é un identificador único para a instancia da aplicación instalada no dispositivo dun usuario. Pode ser útil para fins de solución de problemas ou soporte.
3. Versión de Gapp. Podes ver máis información facendo clic nel.

Axustes (Iniciada sesión)

Se o usuario está autenticado, amosaranse máis opcións na sección de Axustes.

1. Idioma.
2. Non molestar. Se activas esta función, suprimirás as notificacións da aplicación, asegurando unha concentración ininterrumpida durante actividades específicas.
3. Mantenemento do rexistro de notificacións. Este novo botón permite eliminar periodicamente o historial de notificacións. Cando premas nel, aparecerá unha xanela emerxente na que deberás indicar o intervalo.
4. Limpar caché. Esta función renova a sesión do usuario. É útil para aplicar cambios sen ter que iniciar sesión de novo no caso de cambiar de perfís ou entidades.
5. ID de Instalación.
6. Versión de Gapp.

Nota: Volve á pantalla anterior facendo clic na frecha do alto á esquerda.

Axustes (Intervalo personalizado para eliminar os rexistros de notificacións)

Esta xanela emerxente mostra varios intervalos. Se ningún se axusta ás necesidades do usuario, pódese engadir un intervalo personalizado.

1. Establecer intervalo personalizado para a xanela emerxente de limpeza de rexistros.
2. Campo para o intervalo (en días).
3. Botón de aceptar e confirmar.
4. Botón de cancelar.

Configuración (Intervalo personalizado para eliminar os rexistros de notificacións)

Esta ventá emerxente mostra varios intervalos. Se ningún se adapta ás necesidades do usuario, pódese engadir un personalizado.

1. Establece un intervalo personalizado para a ventá emerxente de limpeza do rexistro.
2. Entrada para o intervalo (en días).
3. Botón Aceptar e confirmar.
4. Botón Cancelar.

Inicio

Esta é a pantalla de inicio en Gapp. Exploraremos as características integradas nesta interface:

1. Menú con acceso a máis características da aplicación.
2. Buscar e acceder a un ticket polo ID.
3. Non molestar. Esta función permite silenciar temporalmente as notificacións, asegurando unha concentración ininterrumpida cando sexa necesario.
4. Tickets. Navega facilmente por todos os tickets asignados ao usuario que iniciou sesión. Esta sección ofrece unha vista rápida da túa carga de traballo actual.
5. Crear ticket. Este botón permite aos usuarios iniciar a creación de tickets desde a pantalla de inicio.
6. Activos. Podes acceder rapidamente aos teus activos e abrir incidencias nelas se precisas utilizar o lector de códigos QR. Este botón tamén mostra todos os activos do usuario nun despregable sen necesidade de escanear códigos QR.
7. TAM. O plugin TAM controla a asistencia, vacacións e ausencias dos teus empregados.
8. Cronómetros en execución. Esta función leva un rexistro do tempo empregado nas tarefas dos teus tickets.
9. Formularios. Os formularios usan o plugin Formcreator que permite a creación de formularios personalizados para un fácil acceso.
10. Planificación ofrece aos usuarios unha vista clara dos seus horarios diarios ou semanais, permitindo unha xestión efectiva do tempo e organización de tarefas.
11. Créditos. Esta característica asigna créditos a tarefas, respostas e seguimentos. Ideal para xestionar bonos horarios, os créditos restanse en función do tempo real empregado nas tarefas.

Nota: Só poderás acceder a estas funcións se tes a versión Gapp White Label e os plugins respectivos: TAM, Formularios, Cronómetros en Execución e Créditos.

Menú principal

Este menú permite acceder a varias das funcións discutidas na sección anterior, pero tamén a outras:

1. Botón de Axustes.
2. Usuario.
3. Perfil actual. Este non estará habilitado para un usuario de unha soa autorización.
4. Entidade actual. Este non estará habilitado para un usuario de unha soa autorización.
5. Tickets asignados.
6. Crear un novo ticket.
7. Activos.
8. TAM.
9. Cronómetros en execución.
10. Formularios.
11. Planificación.
12. Créditos.
13. Rexistro de notificacións.
14. Sobre. Versión da aplicación, ligazóns e contacto. As cousas habituais.
15. Botón de Pechar sesión.

Nota: Só poderás acceder a estas funcións se tes a versión Gapp White Label e os plugins respectivos: TAM, Formularios, Cronómetros en Execución e Créditos.

Novo ticket

Esta pantalla aparecerá se fas clic nun novo ticket desde a pantalla de inicio, o menú principal ou no icono amarelo (+) na vista principal de tickets.

1. A entidade onde estás creando o ticket.
2. Tipo de ticket. Petición ou Incidente.
3. Categoría do ticket.
4. Localización da petición/incidente (opcional).
5. Título do ticket.
6. Descrición do ticket.
7. Urxeza do ticket.
8. Observadores.
9. Asignar técnico.
10. Crear ticket. Presiona este botón para crear o ticket.
11. Asignar grupo.
12. Subir documentos. Podes escoller os teus arquivos locais ou sacar fotos coa cámara do teu teléfono (opcional).

Nota: Na versión Gapp White Label, as características exclusivas inclúen a capacidade de asignar un técnico ou grupo, mellorando a eficiencia na asignación de tarefas. Ademais, esta versión permite aos usuarios configurar campos opcionais como obrigatórios a través do backend do GLPI para un proceso de creación de tickets máis adaptado e estruturado.

Vista principal de tickets

Esta é a xanela de tickets en Gapp.

1. No canto superior esquerdo está o ícono do menú lateral.
2. No canto superior dereito está o menú de filtro.
3. Agora, en cada tarxeta, temos no topo o título do ticket.
4. No canto inferior esquerdo de cada ticket, temos un pequeno ícono que nos indica a prioridade do ticket.
5. No canto superior esquerdo de cada ticket, temos un indicador de estado do ticket. Igual que no GLPI:
   • Novo
   • En procesamento (Asignado)
   • En procesamento (Planificado)
   • Á espera
   • Resolto
   • Pechado
6. No canto superior dereito de cada ticket, temos un indicador do tipo de ticket:
   • Incidente
   • Petición
7. Tamén no canto superior dereito de cada ticket, ao lado do tipo de ticket, temos o número do ticket.
8. Xusto baixo o título do ticket aparece a última actualización do ticket.
9. Por último, hai un botón de Novo ticket.

Nota: Todos os tickets están ordenados usando a última actualización de máis recente a máis antiga.

Menú de filtros

Con acceso ao Menú de Filtros, mostrase a seguinte pantalla.

1. Os teus tickets abertos (Os meus tickets).
2. Podes acceder a todos os tickets baseados nas túas permisos (Todos os tickets).
3. Os teus tickets resoltos pendentes de pechar (Tickets a pechar).
4. O filtro de contido permite facer unha búsqueda rápida baseada en texto no título ou descrición do ticket.
5. Ordenar tickets por última actualización.
6. Ordenar tickets por data de creación.
7. Ordenar tickets por prioridade.
8. Ordenar tickets pola data límite de SLE.
9. Mostrar tickets creados desde unha data.
10. Este botón permite facer buscas personalizadas de tickets, que deben estar configuradas previamente (tickets dun grupo ou nun estado específico, por exemplo).
11. Dende aquí tamén podes acceder directamente a un ticket polo seu ID.

Vista principal do ticket

Esta sección mostra un resumo do ticket.

1. A entidade onde está o ticket.
2. Unha barra de ferramentas que permite aos usuarios modificar o estado e categoría do ticket.
3. Tres pequenos iconos mostran:
   • O número do ticket e se é unha Incidente (!) ou unha Petición (?).
   • O estado do ticket.
   • A prioridade do ticket.
4. Datas relacionadas co ticket. A data de creación e a última data de actualización.
5. Categoría do ticket.
6. Localización do ticket.
7. Fonte da petición do ticket.
8. Iconos onde podes atopar e modificar (só actores) a seguinte información sobre o ticket:
   • Niveis de servizo.
   • Actores (usuarios ou grupos).
   • Outros tickets vinculados a este ticket.
9. Título e descrición do ticket.
10. Selector de vista do ticket.

Niveis de servizo

Aquí podes ver os Niveis de Servizo do ticket.

1. O botón no que tes que facer clic en “Vista de Ticket” para ver os Niveis de Servizo.
2. TTO (Tempo para asignar).
3. TTR (Tempo para resolver).
4. TTO interno (Tempo interno para asignar).
5. TTR interno (Temporal interno para resolver).

Actores

Aquí podes ver e modificar os actores do ticket.

1. Solicitantes do ticket.
2. Observadores do ticket.
3. Engadirte como un observador.
4. Técnicos asignados ao ticket.
5. Engadir outros usuarios, grupos ou ti mesmo como responsable.

Nota: En Gapp White Label tamén podes eliminar usuarios/grupos engadidos facendo clic neles.

Tickets vinculados

Aquí podes ver e acceder aos tickets vinculados ao ticket.

1. O botón no que tes que facer clic para ver os Tickets Vinculados.
2. Lista dos tickets vinculados.

Selector de vista do ticket

1. Petición / Incidente – Vista principal.
2. Procesando – Vista de conversación.
3. Activos – Activos vinculados.
4. Historial do ticket.
5. KB – Base de coñecemento
6. Contratos.

Proceso

Aquí tes os seguintes elementos dun ticket.

1. En cada tarefa, seguimento ou solución, verás primeiro a seguinte información:
   • Imaxe de perfil.
   • Creador.
   • Data.
2. Nun seguimento verás:
   • Descrición do seguimento.
   • Peche privado (se o seguimento é privado).
3. Nun tarefa verás:
   • Un pequeno ícono que te indica se a tarefa está feita ou non.
   • O Técnico asignado á tarefa.
   • Descrición da tarefa.
   • Peche privado (se a tarefa é privada).
4. Funcións de Actualtime (necesitas un plugin adicional).
5. Nunha solicitud de validación verás o seguinte:
   • O usuario solicitou a validación.
6. Información principal do ticket:
   • Título do ticket.
   • Descrición do ticket.
7. Accións do ticket. Este botón permíteche cambiar o estado ou a categoría do ticket.

Elementos (I)

Podes atopar todos os elementos vinculados a un ticket.

1. Información do ticket .
2. Nome do elemento.
3. Información do elemento.
4. Fabricante do elemento.

Esta sección mostrará máis ou menos detalles dependendo do elemento (modelo, tipo…).

5. Ligazón para ver máis detalles e opciós do elemento.

Elementos (II)

Esta pantalla mostra máis opcións, algunhas delas non dispoñibles sen os complementos correspondentes.

1. Información do ticket .
2. Abre un novo incidente con Actualtime (require o complemento Actualtime).
3. Abrir un novo incidente sen Actualtime.
4. Lista de tickets pendentes asociados co elemento.
5. Ticket pendente.

Información básica do elemento

Desde a lista de elementos na vista do ticket, a información básica do elemento pode ser accedida facendo clic en “Ver información básica” no menú mostrado arriba.

1. Nome do elemento.
2. Información básica do elemento.

Histórico

Esta é unha función dispoñible só en Gapp White Label.

1. Información do ticket.
2. O usuario que fixo o cambio/actualización.
3. Descrición do cambio/actualización.
4. Data do cambio/actualización.

Se premes o botón no canto inferior dereito na vista de proceso de ticket verás.

1. Engadir unha nova validación.
2. Engadir unha nova solución.
3. Engadir unha nova tarefa.
4. Engadir un novo seguimento.

Nota: Isto representa a funcionalidade esencial da aplicación e tamén está dispoñible en Gapp Self-Service. Se es un técnico, terás acceso a todas estas funcionalidades. Para os usuarios de Self-Service, o botón abrirá directamente a lapela “Novo seguimento”.

Engadir unha tarefa

1. Información do ticket.
2. Menciona a outro técnico.
3. Opcións de formato para a descrición da tarefa.
4. Descrición da tarefa.
5. Propiedades. Podes optar por enviar unha tarefa privada se inicias sesión como técnico. Ademais, pode definir o estado da tarefa e a categoría, e marcalo como pendente ou feito.
6. Área de carga de documentos. Podes ver un contador de documentos cargados. Tamén podes cargar fotos directamente desde a cámara do teu smartphone ademais dos teus ficheiros locais.
7. Crear tarefa.

Nota: só podes mencionar outra tecnoloxía se tes a Gapp versión White Label.

Engadir un seguimento

1. Información do ticket.
2. Menciona a outro usuario.
3. Opcións de formato para o contido de seguimento.
4. Contido de seguimento.
5. Propiedades. Podes optar por enviar un seguimento privado ou configurar o ticket como pendente se iniciaches sesión como técnico.
6. Área de carga de documentos. Podes ver un contador de documentos cargados. Tamén podes cargar fotos directamente desde a cámara do teu smartphone ademais dos teus ficheiros locais.
7. Enviar un seguimento.

Nota: só podes mencionar outro usuario se tes a versión de Gapp White Label.

Engadir unha solución

1. Información do ticket.
2. Mencionar outro usuario.
3. Formato das opcións para o contido da solución.
4. Tipo de solución.
5. Propiedades da solución.
6. Área de carga de documentos. Podes ver un contador de documentos cargados. Tamén podes cargar fotos directamente dende a cámara do teu smartphone ademais dos teus ficheiros locais.
7. Usar un modelo de solución.
8. Engadir unha solución de ticket.

Nota: Só podes acceder ás seguintes funcións se tes a versión White Label de Gapp: mencionar un usuario e usar modelos de solución.

Solicitar validación

Esta é unha función dispoñible só en Gapp White Label.

1. Se solicitará a validación do usuario seleccionado.
2. Menú despregable para seleccionar un usuario.
3. Mensaxe de validación (Opcional).
4. Enviar validación.

Aprobación do Ticket (I)

Cando creas unha solicitude de aprobación, verás na vista de procesamento do ticket:

1. Solicitante de validación.
2. Usuario ou grupo ao que estás solicitando a aprobación.
3. Botón de Aprobar a validación.
4. Botón de Rechazar a validación.

Aprobación do Ticket (II)

Sexa que aprobe ou rexeites unha validación, aparecerá este menú.

1. O icono mostra se estás a facer unha aprobación ou un rexeitamento.
2. Mensaxe da aprobación ou rexeitamento. Se aprobeas unha solicitude de validación, o mensaxe é opcional, pero nun rexeitamento, é obrigatorio.
3. Botón de Enviar aprobación ou rexeitamento.

Aprobación do Ticket (III)

Despois de aprobar ou rexeitar unha validación, a vista de procesamento será así.

1. O usuario que aprobou ou rexeitou a solicitude de validación.
2. Resposta á solicitude de validación.
3. Solicitante de validación.
4. Usuario ou grupo ao que estás solicitando a aprobación.
5. Descrición da aprobación.

Aprobación da Solución

1. Información do ticket.
2. Rexeitar a solución.
3. Aprobar a solución.
4. Técnico e data da solución.
5. Descrición da solución.

Satisfacción do Ticket

Cando unha solución é aprobada, aparecerá este menú.

1. Valoración da solución do ticket (de 1 a 5 estrelas).
2. Comentarios sobre a satisfacción.
3. Enviar a enquisa de satisfacción.

Listaxe de Cambios

Todos os cambios son mostrados nesta vista, ainda que se poden aplicar varios filtros.

1. Estado do cambio.
2. Título do cambio.
3. Data do cambio.
4. Prioridade do cambio.
5. ID do cambio.
6. Filtro do cambio.

Filtrar cambios

Con filtros, os usuarios poden seleccionar e mostrar cambios baseados en varias atributos: contido, estado, data…

1. Filtros por defecto.
2. Filtrar por contido.
3. Filtrar por estado.
4. Filtrar por data.
5. Enlace Ir ao cambio (por id).

Filtrar cambios

Con filtros, os usuarios poden seleccionar e mostrar cambios baseados en varias atributos: contido, estado, data…

1. Filtros por defecto.
2. Filtrar por contido.
3. Filtrar por estado.
4. Filtrar por data.
5. Enlace Ir ao cambio (por id).

Actores do Cambio

A sección de actores do cambio no GLPI identifica e define os roles e responsabilidades das persoas involucradas no proceso de cambio. Isto pode incluír usuarios ou grupos.

1. Vista dos actores.
2. Solicitante.
3. Observador/es.
4. Usuario/grupo asignado.
5. Asignar grupo.
6. Asignar usuario.

Análise do Cambio

A sección de análise de cambio no GLPI proporciona unha avaliación detallada dos efectos e consecuencias do cambio proposto. Inclúe dous compoñentes principais:

1. Impacto. Esta parte da análise examina tanto os resultados positivos como negativos do cambio, considerando como afectará a diferentes áreas do sistema e aos usuarios.
2. Lista de comprobación. Describe unha aproximación estruturada para monitorar elementos críticos do cambio. Isto inclúe unha lista de comprobación de factores clave que deben ser considerados para asegurar a implementación exitosa do cambio.

Planes de Cambio

Este plan contén plans de implementación, plans de copia de seguridade e listas de comprobación. Os plans de cambio do GLPI son documentos detallados que conteñen información esencial para implementar cambios de maneira efectiva e segura. Inclúen un plan de implementación con pasos específicos, un plan de copia de seguridade para protexer os datos e unha lista de comprobación para asegurar que se completen todas as tarefas necesarias.

1. Listaxe de Plans.
2. Plan de Implementación.
3. Plan de Copia de Seguridade.
4. Lista de Comprobación.

Estado do Cambio

A sección de estados dun cambio refírese aos diferentes estados que un cambio pode ter ao longo do seu ciclo de vida. Estes estados indican en que etapa se atopa o cambio e que accións poden ser necesarias a continuación.

1. Xanela emerxente para elixir un novo estado de cambio.

Notificacións Push

Algúns notificacións son mostradas fóra da aplicación (nova incidencia, solicitude, seguimento…).

1. Notificación non desplegada.
2. Notificación desplegada.

Novas notificacións (I)

Facendo clic no enlace na vista principal da aplicación mostraranse as notificacións que o usuario recibiu mentres o modo Non molestar estaba activado.

1. Icona de Non molestar (se está activada).
2. Enlace de novas notificacións.

Nota: Se este modo non está activado, as notificacións serán mostradas e engadidas ao historial de notificacións automaticamente.

Novas notificacións (II)

Os usuarios poden revisar ou eliminar notificacións desde aquí.

1. Vista de Novas notificacións.
2. Desliza á esquerda para eliminar a notificación.
3. Notificación.

Nota: Ao eliminar unha notificación tamén se eliminarán outras notificacións asociadas co mesmo ticket desta sección.

Rexistro de Notificacións

Todas as notificacións están almacenadas no historial de notificacións. Podes mostrar aquelas que non foron lidas, as que foron lidas, ou todas xuntas.

Rexistro de notificacións (II)

As notificacións móstranse nunha lista.

1. Menú de opcións.
2. ID de notificación.
3. Contido da notificación.
4. Punto vermello para indicar que a notificación tamén está na lista Non molestar.

Vista de planificación

A planificación permítelle ver rapidamente as tarefas do calendario.

1. Data
2. Planificación con tarefas para o día, semana ou mes seleccionados.

Widget de Resumo

A nova versión engade un widget que mostra un resumo dos tickets sen ter que abrir a aplicación.

1. Widget.
2. Número de tickets novos.
3. Número de tickets asignados.
4. Número de tickets planificados.
5. Número de tickets en espera.
6. Número de tickets pechados.
7. Última actualización do widget.
8. Actualizar widget.

Nota: Esta característica está dispoñible só en Android.

Actualización dispoñible

Cando hai unha nova versión da aplicación dispoñible, o usuario é notificado para acceder á tenda e actualizala.

1. Pop-up.
2. Botón de cancelar.
3. Enlace para ir á tenda e actualizar.