GLPI 11 Sustitutos autorizados: ¿quién valida en mi ausencia?
Has estado fuera de la oficina una semana. Al volver, te encuentras con una montaña de trabajo y descubres que decenas de solicitudes de servicio importantes llevan días atascadas, esperando tu validación. ¿Te suena?
En versiones anteriores, no había manera de autorizar a otro usuario para para aprobar o rechazar tus tickets. Esto podía convertirse en un verdadero problema cuando un compañero se ausentaba por unos días o simplemente cuando la carga de trabajo no te daba un respiro.
Pero eso ya es historia. Con los sustitutos autorizados de GLPI 11, una de las nueva funciones nativas, se resuelve este problema: la delegación de validaciones.
Ahora puedes dejar a un compañero a cargo de tus validaciones durante el tiempo que necesites, sin complicaciones ni sorpresas. Veamos cómo.
Activar la delegación
El menú de configuración es fácil de encontrar:
Mis ajustes > Sustitutos autorizados.
Desde allí, el usuario selecciona un sustituto (que tenga permisos de validación) y define el período de tiempo durante el cual la delegación estará activa.
Una vez que comience el período establecido, el usuario autorizado podrá validar las solicitudes del titular.
Validaciones durante la ausencia
Durante el período de delegación, el sustituto actúa en nombre del usuario ausente, validando sus solicitudes sin necesidad de acceder directamente a su cuenta.
Todas las acciones se registran en GLPI, manteniendo una trazabilidad completa y mostrando claramente quién realizó cada validación.
En este ejemplo, la validación se solicita desde “carlos.cto”.
En la siguiente imagen, el usuario “alex.it” está visualizando el ticket, pero como no fue autorizado por “carlos.cto”, no puede validar la solicitud pendiente.
Por otro lado, “laura.it” sí autorizó a “alex.it”, por lo que para el ticket en el que se solicita la validación, él puede aceptarla o rechazarla sin ningún problema.
¿Y si el usuario está desactivado?
Buena pregunta 😉
¡Sí, sigue funcionando!
Puedes validar en nombre de un usuario desactivado, siempre que el sustituto y la validación hayan sido asignados antes de que el usuario fuera desactivado.
En este ejemplo, podemos ver que el comportamiento de la funcionalidad es el mismo incluso cuando el usuario está inactivo.
Primero, vemos cómo el usuario original autorizó a otra persona para validar sus tickets.
Luego, aunque la cuenta esté desactivada, la validación sigue siendo posible porque el sustituto ya estaba configurado.
Finalmente, el ticket con la solicitud de validación muestra que el sustituto puede aceptarla o rechazarla sin ningún problema.
Notificaciones
Cuando se crea una solicitud de validación, el sistema envía automáticamente una notificación al usuario responsable de validarla.
Este mensaje incluye el nombre del usuario que realiza la solicitud y una descripción de la validación requerida.
Si hay un sustituto autorizado, este también recibe una notificación.
Por ejemplo, en este caso, la solicitud se asigna a “laura.it” y su sustituto “alex.it” también es notificado.
Cuando la solicitud es aprobada por el sustituto autorizado, el usuario que delegó recibe una notificación.
En nuestro ejemplo, “alex.it” valida, pero “laura.it” también recibe un mensaje indicando que su sustituto aprobó o rechazó la solicitud.
En caso de que el usuario que autorizó está desactivado, llega una notificación igualmente, pero sin destinatario.
No está mal, verdad?
En conclusión, con esta función, GLPI 11 elimina uno de los mayores problemas en la gestión de tickets: las validaciones bloqueadas por ausencias.
Ahora puedes irte de vacaciones, asistir a formaciones o simplemente desconectar, sin preocuparte por dejar validaciones pendientes.
GLPI 11 garantiza continuidad, trazabilidad y tranquilidad.
O en otras palabras: haz las maletas y relájate, tu sustituto tiene todo bajo control 😎.
Por qué la cadena en_GB usa una «z» en «Autorizado» es otro buen misterio, pero ya lo veremos otro día.
Referencias
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